Resor planeras i Excel
Datum, deltagare, tider och ansvar uppdateras manuellt och blir snabbt inaktuella.
För organisationer som hanterar resor och reseräkningar
Planera resor. Samla allt. Få kontroll.
Ruttio hjälper organisationer att skapa resor och evenemang, bjuda in deltagare och hantera reseräkningar med utlägg, bilagor, milersättning och traktamente utan Excel, mejltrådar och manuell uppföljning.
Byggt för team som vill få kontroll på hela flödet från planerad resa till godkänd reseräkning.
Samlat flöde
Kundbesök Göteborg
Resa/evenemang
- Datum
- 12-13 september
- Deltagare
- 8 inbjudna
- Status
- 6 bekräftade
- Åtgärd
- 2 väntar på svar
Reseräkning
Väntar på godkännande- Utlägg
- 2 bilagor
- Milersättning
- 186 km
- Traktamente
- 1 heldag + 1 natt
- Total
- Beräknas automatiskt
Granskningskö för ansvarig
Reseräkning, bilagor, milersättning och traktamente i samma vy.
Resor skapar mer administration än de borde
När resor planeras i ett system, deltagare hanteras i ett annat och kvitton skickas in via mejl blir det svårt att hålla ihop helheten.
Svar och ändringar tappas bort
Inbjudningar, bekräftelser och praktisk information sprids i mejl, chattar och dokument.
Reseräkningar kommer in på olika sätt
Kvitton, utlägg och milersättning skickas ofta in sent, ofullständigt eller i fel format.
Traktamente blir krångligt
Tider, övernattning, måltider och schablonbelopp behöver kontrolleras innan ersättning kan godkännas.
Ansvarig får jaga kompletteringar
När underlag saknas går tid åt till frågor, påminnelser och manuell uppföljning.
Allt ni behöver för resan och reseräkningen
Ruttio samlar de viktigaste stegen i ett gemensamt arbetsflöde för både resenär och organisationsansvarig.
Skapa resa eller evenemang
Lägg upp datum, tider, destination, syfte, ansvariga och praktisk information.
Bjud in och hantera deltagare
Skicka inbjudningar, följ svar och se vilka som är bekräftade eller saknas.
Skapa egen reseräkning
Resenärer kan skapa reseräkningar kopplade till en resa och skicka in dem till ansvarig.
Lägg till utlägg och bilagor
Lägg till kvitton, bilder, dokument, kostnader och kommentarer direkt i reseräkningen.
Registrera milersättning och traktamente
Lägg in körda kilometer, tider, övernattning och måltider för ett tydligt ersättningsunderlag.
Granska och godkänn
Organisationsansvarig kan se inskickade reseräkningar, begära komplettering, godkänna eller avvisa.
Traktamente utan gissningar
Ruttio hjälper resenären att registrera rätt uppgifter för traktamente och ger ansvarig ett tydligt underlag att granska.
Användaren fyller i avresa, hemkomst, destination, övernattning och vilka måltider som ingick. Ruttio sammanställer informationen i reseräkningen så att organisationen enklare kan kontrollera och godkänna ersättningen.
Strukturerat underlag baserat på aktuella schabloner och organisationens regler.
Färre manuella frågor
Tydligare underlag
Enklare granskning
Traktamente
Lägg till i reseräkning
Avresa
12 sep, 07:30
Hemkomst
13 sep, 19:15
Destination
Göteborg
Övernattning
Ja
Nattraktamente
Ja
Beräknat traktamente
Strukturerat underlag
Måltider som ingick
FrukostLunchMiddag
Från planerad resa till godkänd reseräkning
Ruttio kopplar ihop planeringen med ersättningsflödet, så att inget tappas bort efter resan.
Före resan
Planera och samla alla
Resan får en tydlig grund och deltagarna vet vad som gäller.
1
Skapa resan
Organisationsansvarig skapar en resa eller ett evenemang med tider, plats, syfte och deltagare.
2
Bjud in deltagare
Deltagare får information, kan svara och hålls uppdaterade inför resan.
Under resan
Håll informationen nära
Alla kommer åt rätt tider, ansvar och uppdateringar.
3
Genomför resan
Alla har tillgång till rätt information, ansvar och eventuella uppdateringar.
Efter resan
Samla in och godkänn
Underlaget följer ett tydligt flöde hela vägen till beslut.
4
Skapa reseräkning
Resenären skapar en reseräkning kopplad till resan och lägger till utlägg, bilagor och milersättning.
5
Lägg till traktamente
Resenären registrerar tider, övernattning, destination och måltider för ett tydligt traktamenteunderlag.
6
Skicka till ansvarig
Reseräkningen skickas till organisationens ansvariga för granskning.
7
Granska och godkänn
Ansvarig kan godkänna, avvisa eller begära komplettering innan underlaget går vidare.
Ersätt splittrade rese- och ersättningsflöden
Ruttio minskar behovet av kalkylark, mejltrådar, manuella kvittoflöden och separata uppföljningslistor.
Utan Ruttio
- -Resor planeras i Excel
- -Inbjudningar skickas via mejl
- -Deltagarstatus följs upp manuellt
- -Kvitton skickas som bilder eller bilagor
- -Utlägg och milersättning sammanställs i efterhand
- -Traktamente beräknas manuellt
- -Ansvarig jagar kompletteringar
- -Underlag sprids över flera kanaler
Med Ruttio
- ✓Resa och deltagare samlas i ett flöde
- ✓Inbjudningar och status blir tydliga
- ✓Reseräkningar kopplas till rätt resa
- ✓Utlägg och bilagor läggs till direkt
- ✓Milersättning och traktamente samlas i samma underlag
- ✓Ansvarig får en tydlig granskningsvy
- ✓Kompletteringar hanteras strukturerat
- ✓Underlag blir enklare att följa upp och exportera
En vy för resenären. En vy för ansvarig.
Ruttio delar upp arbetet tydligt, så resenären kan lämna in rätt underlag och ansvarig kan granska utan att leta i flera kanaler.
För resenären
- Se kommande resor
- Svara på inbjudningar
- Skapa reseräkning
- Lägg till kvitton och bilagor
- Registrera milersättning
- Registrera traktamente
- Skicka in till ansvarig
- Följa status på inskickat underlag
För organisationsansvarig
- Skapa och hantera resor
- Bjuda in deltagare
- Följa vilka som svarat
- Se inskickade reseräkningar
- Granska utlägg och bilagor
- Kontrollera traktamenteunderlag
- Godkänna, avvisa eller begära komplettering
- Samla underlag för uppföljning/export
För organisationer där resor kräver både planering och ersättning
Ruttio passar verksamheter där flera personer reser, lämnar in underlag eller behöver få ersättning godkänd av ansvarig.
Företag med fältteam
Samla resor, milersättning, utlägg och traktamente för medarbetare som rör sig mellan kunder, platser och uppdrag.
Konsult- och tjänstebolag
Låt konsulter lämna in reseräkningar kopplade till kundbesök, projekt och interna resor.
Kommuner och offentliga verksamheter
Skapa tydligare flöden för tjänsteresor, utbildningar, möten och ersättningsunderlag.
Skolor och utbildningsverksamheter
Hantera studiebesök, personalresor, kursdagar och relaterade utlägg eller ersättningar.
Föreningar och förbund
Samordna resor till matcher, läger, möten och evenemang där deltagare och ersättningar behöver hållas ihop.
Assistans-, vård- och omsorgsbolag
Förenkla hantering av resor, kvitton och ersättningsunderlag i verksamheter med återkommande förflyttningar.
Pilotkund
Vill ni testa ett enklare flöde för resor och reseräkningar?
Vi söker pilotorganisationer som idag hanterar resor, utlägg, milersättning eller traktamente med Excel, mejl, chatt och manuella godkännanden.
Som pilotkund får ni:
Tidig tillgång till Ruttio
Möjlighet att påverka funktioner och arbetsflöden
Personlig onboarding
Direkt kontakt med teamet bakom produkten
Ett flöde anpassat efter era verkliga rese- och ersättningsrutiner
Passar bäst för organisationer där flera personer reser, lämnar in underlag eller behöver få ersättning godkänd.
Kontakt
Boka pilotdemo
Berätta hur ni hanterar resor, reseunderlag och godkännande idag. Vi återkommer för att boka en kort pilotdemo.
Vanliga frågor
Korta svar om hur Ruttio kopplar ihop resor, reseräkningar, traktamente och granskning.
Vad är Ruttio?+-
Ruttio är ett digitalt arbetsflöde för organisationer som vill planera resor, bjuda in deltagare och hantera reseräkningar med utlägg, bilagor, milersättning och traktamente.
Är Ruttio bara en körjournal?+-
Nej. Ruttio kan hantera milersättning och reseunderlag, men huvudfokus är hela flödet från planerad resa till inskickad och godkänd reseräkning.
Kan resenärer skapa egna reseräkningar?+-
Ja. Resenärer ska kunna skapa reseräkningar, lägga till utlägg och bilagor, registrera milersättning och traktamente samt skicka in till organisationsansvarig.
Kan Ruttio hantera traktamente?+-
Ja. Ruttio ska stödja registrering av traktamente genom uppgifter som avresa, hemkomst, destination, övernattning och måltider. Det ger ansvarig ett tydligt underlag för granskning.
Kan ansvarig godkänna eller avvisa reseräkningar?+-
Ja. Organisationsansvarig ska kunna granska inskickade reseräkningar, godkänna, avvisa eller begära komplettering.
Passar Ruttio för kommuner och offentliga verksamheter?+-
Ja, Ruttio kan passa verksamheter där många resor, deltagare och ersättningsunderlag behöver hanteras på ett strukturerat sätt.
Behöver vi byta ekonomisystem?+-
Nej. Ruttio är tänkt att samla och strukturera reseunderlag innan det går vidare till organisationens befintliga processer eller system.
Kan vi vara pilotkund?+-
Ja. Ruttio söker pilotorganisationer som vill testa och påverka tjänsten i ett tidigt skede.